Assistance

Tout personnel de l’éducation affecté en Polynésie française et géré par l’État dispose automatiquement d’une adresse mail professionnelle.

Cette adresse mail « académique », ainsi que l’identifiant et le mot de passe qui lui sont associés sont indispensables à l’ensemble des démarches réalisables en ligne.

Vous disposez de plusieurs solutions pour récupérer ces informations :

1. Sur vos bulletins de salaire
   Lors de l’attribution initiale de votre identifiant et de son actualisation dans votre dossier de paye, votre identifiant, votre adresse électronique professionnelle et votre mot de passe vous sont rappelé en bas de vos bulletins de salaire durant quatre mois consécutifs
2. Directement depuis notre service en ligne « Outils » : https://outils.ac-polynesie.pf/
   Si vous n’avez pas eu votre identifiant ou que vous l’avez perdu, vous pouvez le récupérer en utilisant le service « Récupérer vos identifiants » depuis le site https://outils.ac-polynesie.pf/
   Pour ce faire :

    

   1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse https://outils.ac-polynesie.pf/
   2. cliquez sur le bouton « Récupérer vos identifiants »
      
   3. Vous devrez alors saisir votre NUMEN en majuscules (champ numéro 1), votre date de naissance (champ numéro 2), cocher la case « je ne suis pas un robot », cliquez sur le bouton « Valider »  :
      
   4. Vous allez alors pouvoir récupérer : votre identifiant académique. Si vous n’avez pas changer votre mot de passe, il est défaut votre NUMEN en majuscules :
      

Avant de passer aux étapes suivantes, vous devez maintenant connaître votre identifiant (login), votre adresse de messagerie professionnelle (mail) et votre mot de passe (NUMEN par défaut).

Pour réaliser cette étape, vous devez connaître :

• votre identifiant (login)
• votre adresse de messagerie professionnelle (mail)
• votre mot de passe (NUMEN par défaut)

Si ce n’est pas le cas, merci de vous reporter à l’étape 1 pour récupérer vos identifiants et à l’étape 3 si vous avez oublié votre mot de passe.

Le Vice-rectorat de la Polynésie française met à disposition des personnels disposant d’une adresse de messagerie professionnelle un service web (webmail) permettant de consulter leurs messages et d’en écrire.

Pour y accéder :

1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse messagerie.education.gouv.fr
2. Vous devez alors sélectionner le fournisseur d'identité (Academie Polynesie), puis cliquer sur le bouton « Continuer»
   
3. Vous devez alors saisir votre identifiant (champ numéro 1), votre mot de passe (champ numéro 2) et cliquer sur le bouton « Connexion » :
   

4. Vous allez alors pouvoir consulter la liste de vos messages (zone numéro 1), lire un message (zone numéro 2), rédiger un message (bouton numéro 3) ou voir vos dossiers (zone numéro 4) :

   

  Pour réaliser cette étape, vous devez connaître :

• votre identifiant (login)
• votre adresse de messagerie professionnelle (mail)
• votre mot de passe (NUMEN par défaut)

Si ce n’est pas le cas, merci de vous reporter à l’étape 1.

Si vous changez votre mot de passe, cette modification sera effective sur l’ensemble des services proposés par le Vice-rectorat dans la minute suivant votre demande.

Si vous connaissez votre mot de passe et que vous souhaitez le modifier, le Vice-rectorat vous propose un service web dédié.

Pour y accéder :

1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse https://outils.ac-polynesie.pf/
2. cliquez sur le bouton « modifier votre mot de passe »
   
3. vous devez alors saisir, votre identifiant (champ numéro 1), votre mot de passe actuel (champ numéro 2), votre nouveau mot de passe (champ numéro 3), le confirmer (champ numéro 4), cochez  « je ne suis pas un robot » et cliquez sur le bouton « Valider »
   
4. Le changement de votre mot de passe vous est confirmé. Il sera totalement effectif sur l’ensemble des services proposés par le Vice-rectorat en environ une minute.

Pour réaliser cette étape, vous devez connaître :

• votre adresse de messagerie professionnelle (mail)
• votre mot de passe (NUMEN par défaut)

Si ce n’est pas le cas, merci de vous reporter à l’étape 1.

Si vous réinitialisé votre mot de passe à votre NUMEN, cette modification sera effective sur l’ensemble des services proposés par le Vice-rectorat dans la minute suivant votre demande.

Si vous avez oublié votre mot de passe et que vous connaissez déjà votre adresse de messagerie électronique professionnelle et votre NUMEN, vous pouvez utiliser ce service afin de réinitialiser votre mot de passe par défaut (votre NUMEN en majuscules).

Pour y accéder :

1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse https://outils.ac-polynesie.pf/
2. cliquez sur le bouton « Réinitialiser votre mot de passe »
   
3. vous devez alors saisir, votre NUMEN (champ numéro 1), sélectionnez votre date de naissance (champ numéro 2), cochez la case « je ne suis pas un robot » et cliquez sur le bouton « Valider »
   
4. Le changement de votre mot de passe vous est confirmé. Il sera totalement effectif sur l’ensemble des services proposés par le Vice-rectorat en environ une minute.

Pour réaliser cette étape, vous devez connaître :

• votre identifiant (login)
• votre adresse de messagerie professionnelle (mail)
• votre mot de passe (NUMEN par défaut)

Si ce n’est pas le cas, merci de vous reporter à l’étape 1.

Le portail Arena propose un ensemble de services aux personnels de l’éducation nationale affectés en Polynésie française. Ceux-ci s’adaptent automatiquement au profil du personnel (personnel de direction, directeur d’école, enseignant, personnel administratif) qui se connecte au portail.

En particulier, ce portail permet aux enseignants du second degré d’accéder à l’application I-PROF et I-PEL.

Pour y accéder :

1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse https://extranet.ac-polynesie.pf/arena/
2. saisissez alors votre identifiant (champ numéro 1), votre mot de passe (champ numéro 2) et cliquez sur le bouton « valider ». Dans le cadre de l'amélioration continue de la sécurité des accès au portail ARENA, nous vous informons que de nouvelles pages d'authentification seront mises en place à compter du 18 octobre 2024.
   
3. vous accédez alors au portail qui vous permet de disposer des services spécifiques à votre situation professionnelle et au poste que vous occupez.
4. (en option), Si j’ai une clef OTP :Ouvrir Google Chrome, tapez l’adresse : https://arena.ac-polynesie.pf

   . Initialiser votre Clef OTP, Saisissez votre identifiant : initiale du prénom suivi du nom et éventuellement d’un chiffre (= votre identifiant de messagerie).

   Dans la zone « Passcode OTP », saisissez les 6 chiffres qui s’affichent sur votre clé OTP et validez. 

   

5. L’application attend maintenant la saisie de votre code PIN.

   Vous pouvez choisir un code PIN de 4 à 8 caractères (chiffre et/ou lettre) :

   

   Confirmez votre code PIN et validez.
    

   L’application vous demande ensuite de finaliser la procédure en saisissant votre PASSCODE : votre code PIN précédemment créé suivi du nouveau code affiché sur votre clé.

   

   Saisissez votre PASSCODE et validez.

    

Pour réaliser cette étape, vous devez connaître :

• votre identifiant (login)
• votre adresse de messagerie professionnelle (mail)
• votre mot de passe (NUMEN par défaut)

Si ce n’est pas le cas, merci de vous reporter à l’étape 1.

L’accès à I-Prof se réalise via le portail Arena.

Pour y accéder :

1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse : https://extranet.ac-polynesie.pf/arena/
2. saisissez alors votre identifiant (champ numéro 1), votre mot de passe (champ numéro 2) et cliquez sur le bouton « valider »
   
3. vous accédez alors au portail Arena. Il vous faut tout d’abord cliquer sur le domaine fonctionnel « Gestion des personnels » (lien numéro 1), puis cliquer sur le lien « Iprof Enseignant » (lien numéro 2)
   
4. Vous accédez alors à l’application I-Prof
   

IMPORTANT !
Si vous constatez que votre dossier I-Prof n’est pas à jour, signalez-le directement à votre gestionnaire depuis votre interface « Votre Courrier ». Celui-ci sera alors en mesure de procéder, après vous avoir éventuellement demandé des compléments d’information, au traitement de votre demande et à l’actualisation votre dossier.

Pour réaliser cette étape, vous devez connaître :

• votre identifiant (login)
• votre adresse de messagerie professionnelle (mail)
• votre mot de passe (NUMEN par défaut)

Si ce n’est pas le cas, merci de vous reporter à l’étape 1.

Le service MonComptePro.pf vous permet de consulter votre situation financière (dernier bulletins de salaires, historique indemnitaire, …).

Pour y accéder :

1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse https://extranet.ac-polynesie.pf/arena
2. saisissez alors votre identifiant académique et votre mot de passe
3. Rendez-vous dans la rubrique "mes outils" > "Moncomptepro". Vous arrivez alors à l’écran principal de l’application MonComptePro

Le Vice-rectorat de la Polynésie française vous propose un service de réponses automatiques à vos mails professionnels. Ce service vous permet d’informer l’expéditeur du message qui vous est adressé que vous n’êtes, par exemple, pas disponible ou que vous n’êtes pas en mesure de lui répondre avant une date.

Le fonctionnement par défaut de ce système de réponse informe une seule fois le même expéditeur durant la période d’enclenchement du service.
Si vous faites un test avec une adresse personnelle pour vérifier le fonctionnement de la réponse automatique, celle-ci ne fonctionnera donc qu’une seule fois, c’est totalement normal afin d’éviter de saturer les boites mails des personnes qui vous écrivent.

Pour accéder à ce service :

1. ouvrez votre navigateur et tapez l’adresse https://outils.monvr.pf
2. cliquez sur le bouton « Gérer vos réponses automatiques »
   
3. vous devez alors saisir, votre identifiant (champ numéro 1), votre mot de passe (champ numéro 2), cochez la case « Je ne suis pas un robot » et cliquez sur le bouton « Valider »
   
4. Vous pouvez tout d’abord choisir d’activer (Bouton « OUI ») ou désactiver (Bouton « NON ») votre réponse automatique (Champ 1).
   Vous allez ensuite devoir saisir la date de début du service (champ numéro 2), la date de fin  (champ numéro 3), le sujet du message renvoyé automatiquement à l’expéditeur (champ numéro 4), le corps du message (champ numéro 5) et cliquer enfin sur le bouton « Modifier ».
   
   Lorsque la réponse automatique est désactivée (Bouton « NON » entouré d’une bordure blanche), la modification des informations est impossible.
   
5. Après avoir cliquer sur le bouton « Modifier », une fenêtre de confirmation s’ouvre, rappelant les données saisies. Cliquer sur le bouton « Oui » pour procéder à la prise en compte des changements.
   

IMPORTANT : Vous devez impérativement saisir une date de début et de fin de la période durant laquelle vous souhaitez qu’une réponse automatique soit émise !

Il est crucial de vérifier l'expéditeur d'un e-mail pour éviter de tomber dans le piège des messages provenant d'expéditeurs inconnus ou suspects. Toujours vérifier l'adresse e-mail de l'expéditeur avant d'ouvrir un message ou de cliquer sur un lien permet de s'assurer de l'authenticité de l'e-mail.

Ne cliquez jamais sur des liens ou des pièces jointes provenant d'e-mails non sollicités. Si un message semble suspect, contactez directement l'expéditeur pour confirmer son authenticité avant de prendre toute action.

Utilisez des mots de passe complexes et uniques, composés de 12 caractères minimum incluant des caractères spéciaux et des majuscules. Changez vos mots de passe régulièrement pour renforcer la sécurité de votre compte : https://outils.ac-polynesie.pf/

Ne partagez jamais vos informations personnelles, mots de passe ou données financières via e-mail. Les institutions légitimes ne vous demanderont jamais de telles informations de cette manière. Soyez vigilant(e) face à ces demandes.

Si vous recevez un e-mail suspect ou pensez être victime d'une tentative de phishing, signalez-le immédiatement à notre service informatique à l'adresse suivante : [email protected]. Votre vigilance contribue à la sécurité de tous.

La messagerie professionnelle nationale permet à chaque agent de personnaliser certains paramètres depuis l’onglet Préférences. Ces réglages permettent notamment d’adapter l’affichage, de gérer les signatures, les filtres, les messages d’absence et les mots de passe d’application.

Accéder aux préférences

1. Connectez-vous à votre messagerie professionnelle en ligne.
2. Cliquez sur l’onglet Préférences.
3. Sélectionnez ensuite la rubrique que vous souhaitez modifier dans le menu de gauche.

Principales rubriques disponibles

Créer ou modifier sa signature

La rubrique Signatures permet de créer une signature professionnelle qui sera ajoutée automatiquement à vos messages. Vous pouvez créer une signature nominative et, si nécessaire, une signature différente pour une boîte fonctionnelle.

La signature doit rester sobre et professionnelle. Elle peut contenir notamment :

• vos prénom et nom ;
• votre fonction ;
• votre service ou établissement ;
• le Vice-rectorat de Polynésie française ;
• vos coordonnées professionnelles.

Créer des filtres de messagerie

Les filtres permettent de classer automatiquement certains messages. Par exemple, vous pouvez déplacer les messages provenant d’une adresse précise vers un dossier dédié, ou identifier automatiquement certains messages liés à un service.

Configurer un message d’absence

En cas d’absence, vous pouvez activer une réponse automatique. Il est recommandé d’indiquer :

• la période d’absence ;
• la date de retour ;
• un contact de remplacement si nécessaire ;
• un message court et professionnel.

Exemple :

Bonjour,
Je suis absent(e) du [date] au [date]. Je prendrai connaissance de votre message à mon retour. En cas d’urgence, vous pouvez contacter [service ou adresse de contact].
Cordialement.

Générer un mot de passe sécurisé pour une application

Si vous souhaitez utiliser Thunderbird, Apple Mail, Outlook mobile ou une autre application de messagerie, vous devez générer un mot de passe d’application depuis la rubrique Mots de passe sécurisés.

Ce mot de passe est différent de votre mot de passe habituel. Il sert uniquement à connecter une application ou un équipement à la messagerie professionnelle.

L’utilisation d’une application de messagerie installée sur votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette nécessite un renforcement de la sécurité d’accès aux serveurs de messagerie nationaux.

Il est donc nécessaire de générer un mot de passe sécurisé dédié à l’application. Ce mot de passe sera utilisé uniquement pour authentifier l’application de messagerie, par exemple Thunderbird, Apple Mail, Outlook mobile ou une application de messagerie sur smartphone.

Accéder à la rubrique

1. Connectez-vous à votre messagerie professionnelle en ligne.
2. Ouvrez l’onglet Préférences.
3. Cliquez sur la rubrique Mots de passe sécurisés.
4. Cliquez ensuite sur le bouton Connexion.

Une nouvelle page apparaît. Elle liste les mots de passe déjà générés. Vous pouvez supprimer un mot de passe existant à l’aide du bouton de suppression situé à droite de chaque ligne.

Créer un nouveau mot de passe d’application

1. Cliquez sur Créer un mot de passe d’application.
2. Une fenêtre intitulée Nouveau mot de passe d’application apparaît.
3. Donnez un nom au mot de passe afin de l’identifier facilement par la suite. Utilisez par exemple le nom de l’application ou de l’équipement concerné.
4. Cliquez sur OK.

Exemples de noms :

• Thunderbird
• Téléphone professionnel
• Tablette
• Outlook mobile
• Apple Mail

Copier et conserver le mot de passe

Le mot de passe sécurisé est ensuite généré. Cliquez sur Copier pour l’ajouter au presse-papier, puis fermez la fenêtre avec le bouton OK.

Le mot de passe sécurisé étant copié dans votre presse-papier, vous pouvez quitter la messagerie en ligne et poursuivre le paramétrage de votre application.

Nous vous recommandons de le stocker temporairement dans un endroit accessible le temps de terminer la configuration. Si vous utilisez un gestionnaire de mots de passe, ajoutez-y le mot de passe sécurisé généré.

Thunderbird est un client de messagerie installé sur votre ordinateur. Il permet de consulter, envoyer et organiser vos courriels professionnels sans passer directement par le navigateur.

Avant de commencer

Avant de configurer Thunderbird, vous devez disposer :

• de votre adresse de messagerie professionnelle complète ;
• d’un accès à la messagerie en ligne ;
• d’un mot de passe d’application généré depuis la rubrique Préférences > Mots de passe sécurisés.

Créer le mot de passe d’application

1. Connectez-vous à la messagerie en ligne : messagerie.education.gouv.fr.
2. Ouvrez l’onglet Préférences.
3. Sélectionnez Mots de passe sécurisés.
4. Cliquez sur Connexion.
5. Cliquez sur Créer un mot de passe d’application.
6. Nommez ce mot de passe, par exemple Thunderbird ou Thunderbird PC bureau.
7. Copiez le mot de passe généré et conservez-le le temps du paramétrage.

Ajouter le compte dans Thunderbird

1. Ouvrez Thunderbird.
2. Accédez au menu Paramètres des comptes ou Ajouter un compte de messagerie.
3. Saisissez votre nom, votre adresse de messagerie professionnelle et le mot de passe d’application généré.
4. Si Thunderbird ne trouve pas automatiquement les bons paramètres, choisissez la configuration manuelle.

Paramètres du serveur entrant

Paramètres du serveur sortant

Finaliser la configuration

1. Validez les paramètres.
2. Lorsque Thunderbird demande le mot de passe, collez ou saisissez le mot de passe d’application généré précédemment.
3. Patientez pendant la synchronisation des messages.

La première synchronisation peut prendre plusieurs minutes, voire plus longtemps si votre boîte contient beaucoup de messages ou si des boîtes fonctionnelles sont visibles depuis votre compte.

En cas de problème

• Vérifiez que le nom d’utilisateur correspond bien à votre adresse de messagerie complète.
• Vérifiez que le mot de passe utilisé est bien le mot de passe d’application, et non votre mot de passe habituel.
• Vérifiez les ports : 993 pour IMAP et 587 pour SMTP.
• Vérifiez que le serveur sortant utilise bien smtp.education.gouv.fr sans « s » à smtp.
• Supprimez l’ancien mot de passe enregistré dans Thunderbird si l’application continue à utiliser de mauvais identifiants.

Besoin d’assistance ?

Si la configuration ne fonctionne toujours pas, contactez l’assistance informatique en précisant :

• le logiciel utilisé : Thunderbird ;
• le système d’exploitation : Windows, macOS ou Linux ;
• le message d’erreur affiché ;
• si l’erreur concerne la réception, l’envoi ou les deux.