1^ère PHASE ADMINISTRATIVE : Avant le déroulement de l'opération École Ouverte

Dès lors qu’un projet est retenu par la commission d’évaluation de la Direction Générale de l’Éducation et des Enseignements (DGEE), le chef d’établissement ou directeur d’école a la responsabilité de constituer l’équipe d’encadrement, recueillir et préparer tous les documents utiles au recrutement et à la liquidation de la rémunération. Ces documents sont les suivants : 

• Documents à recueillir des intervenants extérieurs associés aux seuls projets validés :

1. Carte CPS précisant en regard du nom le numéro NIR (indiqué sur la même ligne que le nom à l’extrême droite de la carte) ;
2. Extrait d’acte de naissance datant de moins de trois mois ;
3. Relevé d’identité Bancaire ou Postal au nom de l’intervenant (RIB ou RIP) relatif à un compte courant (pas de compte d’épargne ou Revolut) ;

• Documents à préparer (à pré-compléter) :

1. Contrat de travail à durée déterminée des intervenants extérieurs : Modèle 1
2. Formulaire de la Déclaration Préalable à l’Embauche : Modèle 2

Les modèles dynamiques de documents actualisés sont mis à disposition sur le site internet du vice-rectorat.

Dans le cas où les écoles/établissements n’utilisent pas la version électronique des formulaires afin de les compléter, il convient de noter qu’aucune modification ne doit être apportée au modèle défini.

Les dispositions relatives à l’intégration du casier judiciaire du tribunal de première instance de Papeete au casier judiciaire national (cf. décret n°2022-1135 du 5 août 2022) mettent fin à l’utilisation du formulaire précédemment prévu pour formuler les demandes de bulletin n°2. Les demandes seront désormais dématérialisées par la DRH du vice-rectorat sur la base des seuls extraits d’acte de naissance produits par les intervenants extérieurs.

La transmission aux « référents École Ouverte » de tous les documents nécessaires à la mise en place de l’opération École Ouverte s’effectue au plus tard à la date correspondante à l’étape 6 du calendrier. Cette transmission est effectuée par courriel uniquement aux « référents École Ouverte » suivants :

• Madame Karine BOCQUET, DGEE, pour l’enseignement public : ecole-ouverte@ac-polynesie.pf
• Madame Sarah LII, Direction diocésaine de l’enseignement catholique, pour les trois directions confessionnelles de l’enseignement privé sous contrat : dirpeda@dec.ddec.pf

Les « référents École Ouverte » déposent les documents sur la plateforme https://cloud.ac-polynesie.pf/ au plus tard à la date correspondant à l’étape 7 du calendrier, délai de rigueur.
Les départements des personnels de l’enseignement public (DRH2) et de l’enseignement privé (DRH3) du vice-rectorat procèdent à la validation des contrats au vu des éléments déposés, à la transmission des déclarations préalables à l’embauche auprès de la Caisse de Prévoyance Sociale et aux vérifications des antécédents judiciaires des intervenants extérieurs.

Les contrats signés seront déposés dans l’espace dédié de la plateforme https://cloud.ac-polynesie.pf/ à l’attention des « référents École Ouverte » au plus tard 48 heures (hors week-end et jours fériés) avant le premier jour de démarrage de l’opération École Ouverte (J1).

2ème PHASE ADMINISTRATIVE : Après le déroulement de l’opération École Ouverte

Dès le premier jour suivant la fin de l’opération École Ouverte (hors week-end et jours fériés), les porteurs de projets transmettent aux « référents École Ouverte » :

1. les listes d’émargement des intervenants extérieurs : Modèle 3
2. les listes d’émargement des personnels enseignants : Modèle 4

dûment complétées par une signature (les croix « X », les « OUI », les « BLANCS » ne seront pas pris en compte). L’absence d’un intervenant ou d’un enseignant doit être signalée par la mention écrite «absent».

Aucune modification ne doit être apportée à la structure de ces formulaires.

3. la fiche d’indemnisation pour activités périscolaires des personnels enseignants : Modèle 5

La date limite de transmission de ces documents aux « référents École Ouverte » correspond à celle indiquée au titre de l’étape 8 du calendrier, délai de rigueur.
Les « référents École Ouverte » déposent ces documents, après vérification, dans l’espace dédié de la plateforme https://cloud.ac-polynesie.pf/ au plus tard à la date correspondant à l’étape 9 du calendrier.

Au vu des seuls dossiers complets, le département des rémunérations (DRH1) du vice-rectorat procède à la liquidation des diverses rémunérations relatives à l’opération École Ouverte afin qu’elles puissent être versées le mois suivant en même temps que la rémunération de l’ensemble des agents relevant du ministère de l’éducation nationale affectés en Polynésie française.

À défaut, et compte tenu des contraintes de gestion liées à la rémunération de l’ensemble des agents relevant du ministère de agents l’éducation nationale affectés en Polynésie française, le versement des rémunérations dues au titre du l’opération École Ouverte sera reporté d’un mois supplémentaire ou jusqu’à ce que les dossiers soient complets.

Publié le 19 septembre 2022

 

Textes de référence :

• Circulaire n°2003-008 du 23 janvier 2003 « Charte École Ouverte »
• Décret n°92-820 du 19 août 1992 instituant une indemnité de vacation pour collaboration occasionnelle aux activités inscrites au projet de service public d'un quartier en développement social urbain